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Tecnicas
Intranets

 

El diseño, desarrollo y puesta en marcha de una Intranet requiere tanto de la planificación como de la conceptualización de aquello que la organización busca ofrecer a sus recursos humanos.

 
En este proceso una serie de factores deberían ser tenidos en cuenta a la hora de desarrollar una Intranet para que, de esta forma, el canal acompañe y fortalezca el desempeño de nuestros recursos humanos como principales generadores de valor en los procesos organizacionales como así también en los vínculos con los diferentes públicos internos y externos de nuestra organización-objetivo.
 
Que nuestra gente constituya el factor que nos brinde un importante posicionamiento institucional y comercial requiere que cubramos sus necesidades de información y capacitación a partir de los cuales le incrementamos su capacidad de acción y de respuesta.
 
En este sentido, además de la información pública sobre nuestra organización deberíamos ser capaces de ofrecer aquella información proveniente de la experiencia y el trabajo cotidiano lo cual puede generarse a partir de foros, casos de estudios, espacios para comentarios y opiniones, etc.
 
Contenidos
 
En general la arquitectura de  contenidos incorporados a las redes de comunicación interna o Intranets pueden ser agrupados en:
 
Contenidos Estructurados: Se privilegia la información que surge desde la organización y se da un menor margen de feedback con los usuarios. Entre ellos se pueden mencionar los discursos de los miembros de la Alta Dirección, buscadores; glosarios; bases de datos; fichas de producto,   encuestas cerradas a los usuarios de la red; auto-capacitación on-line; normativa; manuales de procesos administrativos; noticias de prensa; información comercial (manuales de venta, planes y resultados comerciales, catálogos de productos y/o servicios,  etc.).
 
Contenidos No Estructurados: El eje está puesto en un alto y permanente intercambio con los usuarios de la red interna. Es por ello que se opta por un buscador inteligente; se favorece el diálogo a partir de secciones donde sea posible acercar comentarios, sugerencias, opiniones, contribuciones, etc.; la capacitación se centra en temas de interés para el desarrollo mutuo individuo-organización, la invitación a la participación permanente en acciones de Responsabilidad Social etc.; en las noticias se incorporan además novedades y artículos sobre anuncios vinculados a la operatoria organizacional, etc.; y en la información comercial se suman las innovaciones realizadas como así también los nuevos desarrollos estratégicos encarados por la organización.
 
Consideramos que una Intranet eficiente y eficaz debería ser capaz de integrar en sus secciones un equilibrio de uno y otro tipo de contenidos para evitar, por un lado,  la percepción por parte de nuestros recursos humanos de que se trata solo de un canal donde se “baja  línea” del discurso de la organización con escasa participación de ellos como miembros de la misma y, por otro, generar secciones demasiado abiertas que generen complicaciones a la hora de aplicar las innovaciones que surjan del trabajo colaborativo.
 
El objetivo de todos los contenidos presentes en la Intranet debería ser el de  favorecer la incorporación de valor a los procesos organizacionales como así también brindar herramientas de capacitación y medición que contribuirán a incrementar la productividad y la competitividad a partir de una profunda vinculación en red entre todos los miembros y niveles de la organización.
 
Esta vinculación también se favorece incrementando la horizontalidad del canal a través de secciones que permitan el intercambio permanente entre nuestros recursos humanos: eventos sociales, clasificados, noticias deportivas o culturales, entre otras.
 
Administración
 
La administración de las  Intranet analizadas supone dos dimensiones:
 
 

 
Diseño y Contenidos
 
Soporte Tecnológico
 
 
Se trata de un Equipo de Comunicación, compuesto por al menos tres personas, que tiene a su cargo:
 
La Administración del Diseño y Generación y/o Edición de los Contenidos.
 
La Actualización Periódica de Contenidos.
 
Integración de Contribuciones de los Recursos humanos, Generación de Propuestas de Desarrollo, etc.
 
 
Tipo de servicio: Tercerizado o Mixto.
 
 
En la Mayoría de los casos se adquiere una Plataforma de Intranet que será adaptada por el Equipo Informático de la Organización:
 
Desarrollo de la Plataforma de Intranet según requerimientos internos.
 
Soporte Técnico de la Intranet.
 
Soporte Técnico a Usuarios.
 
Regulación y Seguridad Informática.
 
 
Tipo de servicio: Tercerizado o Mixto.
 

 
 
En el desarrollo de nuestra Intranet pasaremos rápidamente por diversos estadios que modificaran y superaran permanentemente la arquitectura inicial de la misma si nos comprometemos realmente con garantizar la participación horizontal del conjunto de los recursos humanos de la organización.
 
Interacción Colectiva esa es la Cuestión
 
La clave de toda Intranet exitosa es lograr amplios niveles horizontales de interacción entre todos los miembros de la organización. Es por ello que las secciones deben complementar contenidos normativos, de gestión y sociales, tal y como señalamos más arriba.
 
Actualmente, en el marco del auge de procesos vinculados con la innovación permanente y la gestión del conocimiento, la arquitectura de Intranet que más espacio y resultados ha obtenido en el mercado es la que la asemeja a una Red Social.
 
Con todo, en la primera etapa de incorporación de un nuevo canal de comunicación interna de la cobertura e importancia de Intranet, resulta recomendable ir de menor a mayor, comenzando con los niveles de interacción básicos.
 
Para ello sugerimos incluir en la Intranet, la  Sección Contacto para recibir, contestar y compartir sugerencias, el envío de encuestas on-line para medir el grado de incorporación y las opiniones acerca de los distintos mensajes recibidos, y el desarrollo de la posibilidad de realizar gestiones administrativas del área de recursos humanos on-line.
 
Una vez que pasemos un período de al menos un trimestre de prueba y evaluación cuantitativa del tráfico y cualitativa del tipo de interacciones, podremos proponernos avanzar en herramientas que sumen mayores espacios de interactividad, teniendo en cuenta siempre la necesidad de contar con el proceso de gestión correspondiente para coordinar eficazmente dicho canal.
 
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